Datenschutzerklärung TWB

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch TWB, Thuiszorg West-Brabant, Belder 2, 4704 RK in Roosendaal, im Folgenden TWB genannt.

Verarbeitung personenbezogener Daten durch Thuiszorg West-Brabant

Für TWB ist der Schutz personenbezogener Daten sehr wichtig. TWB respektiert Ihre Privatsphäre und stellt sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten stets vertraulich und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt werden. TWB ist bestrebt, die Privatsphäre seiner Kunden, Mitarbeiter, Partner und Besucher so weit wie möglich zu schützen, sei es bei der Aufzeichnung oder Bereitstellung Ihrer Daten oder bei vertraulichen Gesprächen mit Ihrem/Ihren Gesundheitsdienstleister(n) oder Ihrem Vorgesetzten.

TWB erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Aus diesem Grund ist es uns wichtig, Sie als Kunden und/oder Besucher über folgendes zu informieren:

die personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten;
die Art und Weise, wie wir das tun;
die Bereitstellung von Daten an Dritte innerhalb oder außerhalb Europas;
wie lange wir Ihre Daten aufbewahren und;
wie wir diese Daten sichern;
Ihre Rechte als Betroffener;
an wen Sie sich bei Fragen, Wünschen und Beschwerden wenden können.

Wir bitten Sie, diese Informationen sorgfältig durchzulesen.

Für wen ist die Datenschutzerklärung bestimmt?

Kunden, Mitarbeiter, Partner und Besucher.

Methode

Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Sie sind verpflichtet, die von uns abgefragten Daten bereitzustellen, wenn dies für die Verarbeitung dieser Daten durch uns erforderlich ist. Nachfolgend erläutern wir, wofür wir Ihre Daten benötigen, beispielsweise um einen Vertrag mit Ihnen abschließen zu können, diesen auszuführen und/oder um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. Wenn Sie die abgefragten personenbezogenen Daten nicht bereitstellen möchten, kann dies beispielsweise dazu führen, dass wir Sie nicht betreuen können oder dass wir keinen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen können.

Welche Daten wir von Ihnen verarbeiten

Wir verarbeiten von Ihnen ausschließlich folgende Daten:

Kunden

Ihren Namen, Vornamen, Initialen, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer und weitere Daten, die wir zur Kommunikation mit Ihnen benötigen, wie beispielsweise Ihre E-Mail-Adresse;
Ihre Kundennummer und Versicherungsnummer Ihrer Krankenkasse;
Ihre Bürgerservicenummer (BSN). Die Verwendung dieser Nummer ist für den sicheren Datenaustausch mit dem Gesundheitsamt, der Krankenkasse, dem Staat und anderen Gesundheitsdienstleistern zwingend erforderlich.
Ihre IBAN-Nummer (nur wenn wir Ihnen die entstandenen Kosten direkt in Rechnung stellen);
Informationen über Ihre Gesundheit. Wir nutzen die Daten, um individuelle Pflege- und Leistungsangebote festzulegen, zu testen, zu überwachen und umzusetzen;
Medikamentenlisten, um Aufschluss darüber zu geben, welche Medikamente Sie hätten erhalten sollen und ob es
tatsächlich empfangen wurde;
Daten, die für die Bearbeitung einer Beschwerde durch Sie oder Ihren Ansprechpartner wichtig sind;
Daten zur Kontaktaufnahme mit Ihrem Ansprechpartner, wie Name, Telefonnummer und
E-mailadressen;
Kontaktdaten Ihres Hausarztes, Apothekers und anderer Gesundheitsdienstleister;
weitere Daten, die für die Erfüllung des zwischen Ihnen und uns geschlossenen Gesundheitsvertrags oder der geltenden Rechtsvorschriften erforderlich sind.

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt ausschließlich zu einem oder mehreren der folgenden Zwecke:

um mit Ihnen kommunizieren zu können;
um mit Ihnen einen Gesundheitsvertrag abschließen zu können;
zur Ermittlung, Prüfung, Überwachung und Umsetzung individueller Pflege- und Leistungsangebote;
um Daten sicher mit Parteien austauschen zu können, die zu Ihrer guten Betreuung beitragen;
Aufzeichnung und Erklärung der Ihnen erbrachten Pflegeleistungen;
Verwaltung Ihrer Kundendatei;
um Sie zur Teilnahme an einer Kundenzufriedenheitsumfrage einzuladen;
die Umsetzung der geltenden Gesetzgebung, wie etwa der WGBO und der Wkkgz.

Bewerber

Ihren Namen, Vornamen, Initialen, Titel (falls zutreffend), Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Postleitzahl,
Wohnort, Telefonnummer und weitere Informationen, die wir benötigen, um mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können
kommunizieren, wie etwa Ihre E-Mail-Adresse;
Angaben zu Ausbildungen, Lehrgängen und Praktika, die Sie absolviert haben und noch absolvieren werden;
Informationen über die Stelle, auf die Sie sich bewerben;
Informationen über Art und Inhalt Ihrer aktuellen Tätigkeit sowie Informationen zur Beendigung Ihrer
dieser aktuelle Job;
Informationen über Art und Inhalt Ihrer bisherigen Beschäftigung sowie über die Beendigung Ihrer
diese Jobs;
weitere Daten zur Erfüllung der Funktion, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die Sie
bekannt sein;
sonstige Daten, die für die Umsetzung oder Anwendung eines Gesetzes erforderlich sind.

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt ausschließlich zu einem oder mehreren der folgenden Zwecke:

die Beurteilung Ihrer Eignung für eine derzeit oder möglicherweise frei werdende Stelle;
interne Kontrolle und Unternehmenssicherheit;
die Möglichkeit, einen Arbeitsvertrag anzubieten;
die Umsetzung oder Anwendung eines Gesetzes.

Mitarbeiter

Wir verarbeiten in der Personalverwaltung ausschließlich folgende Daten von Ihnen:

Ihren Namen, Vornamen, Initialen, Titel (falls zutreffend), Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Postleitzahl,
Wohnort, Telefonnummer und weitere Daten, die wir zur Kommunikation mit Ihnen benötigen,
wie beispielsweise Ihre E-Mail-Adresse;
BSN, VOG, Lohnsteuer, BIG, Hepatitis-Pass, Eintragung in Qualitätsregister(n), Personalausweis,
Diplome, Nachweise zur Feststellung von Jubiläumsdaten;
Ihre IBAN-Nummer;
Daten zum Zwecke der Berechnung, Erfassung und Auszahlung Ihres Gehalts, Ihrer Zulagen und
andere Geldbeträge und Sachprämien an Sie oder zu Ihrem Vorteil;
eine Verwaltungsnummer, die keine anderen Angaben als die im ersten Aufzählungspunkt genannten enthält;
Ihre Staatsangehörigkeit und Ihr Geburtsort;
Angaben zu Ausbildungen, Lehrgängen und Praktika, die Sie absolviert haben und noch absolvieren werden;
Informationen über Ihre Position oder Ihre frühere Position sowie Informationen über Art, Inhalt und
Kündigung Ihres Arbeitsvertrags;
Daten zum Zwecke der Verwaltung Ihrer Anwesenheit am Ort der
es werden Arbeiten durchgeführt;
Daten zum Zwecke der Verwaltung Ihrer Abwesenheit im Rahmen des Urlaubs,
Arbeitszeitverkürzung, Geburt eines Kindes oder Krankheit, mit Ausnahme der Daten über die Art der Krankheit;
Daten, die in Ihrem Interesse im Hinblick auf Ihre Arbeitsbedingungen erhoben werden;
Daten zum Zwecke der (Organisation) der Personalbeurteilung und der
Berufsberatung, soweit Ihnen diese Daten bekannt sind;
Daten, die für die Umsetzung oder Anwendung eines Gesetzes erforderlich sind.

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt ausschließlich zu einem oder mehreren der folgenden Zwecke:

dich führen;
Festlegung und Auszahlung Ihres Gehalts;
Betreuung während der Abwesenheit;
die Bearbeitung von Personalangelegenheiten;
die Geltendmachung von Leistungsansprüchen im Zusammenhang mit der Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses;
Bestimmung Ihrer Ausbildung;
die Feststellung der für Sie geltenden arbeitsmedizinischen Versorgung;
zum Zwecke der betrieblichen Sozialarbeit;
die Wahl der Mitglieder eines Betriebsrats oder einer Personalvertretung;
interne Kontrolle und Unternehmenssicherheit;
die Umsetzung einer für Sie geltenden Beschäftigungsbedingung;
Erstellen einer Liste mit Geburtstagen und anderen Festen der Mitarbeiter und
Veranstaltungen;
die Erteilung der Entlastung;
die Verwaltung der Personalvertretung;
das Eintreiben von Schulden. Hierzu gehört auch die Übergabe einer Forderung
beispielsweise an ein Inkassobüro oder einen Gerichtsvollzieher;
Streitbeilegung und Durchführung einer Prüfung;
Versenden von Geschenken oder Einladungen zu Firmenfeiern etc.;
Versenden interner Mitteilungen;
die Umsetzung oder Anwendung eines anderen Gesetzes.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage für die genannten Verarbeitungszwecke ist:

die von Ihnen erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage und/oder Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages, zB. der Gesundheitsversorgungs- oder Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO);
Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der Interessen anderer (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO);
zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO); und/oder
die Wahrung der berechtigten Interessen von TWB oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Erläuterung der berechtigten Interessen

In manchen Fällen besteht weder eine gesetzliche Verpflichtung noch eine Vereinbarung oder Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. In diesem Fall kann sich TWB auf sein berechtigtes Interesse berufen. TWB erkennt folgende Zwecke als berechtigte Interessen an:

Direktmarketingzwecke, beispielsweise um Sie über TWB-Aktivitäten zu informieren;
um zu beurteilen, ob Sie ein geeigneter Kandidat für die Stelle sind (für Bewerber);
Sicherheit der Gebäude und Grundstücke von TWB;
Sicherheit und Verfügbarkeit der Netzwerkinfrastruktur gegenüber Dritten. Zum Beispiel die Bereitstellung von WLAN für Gäste;
Betrugsprävention. Kontrolle der Protokollierungsinformationssysteme;
Qualitäts- und Schulungszwecke;
interne Audits zur Verbesserung der Pflegequalität;
wissenschaftliche (oder historische) Forschung.

Dieser Verarbeitung können Sie aufgrund des Widerspruchsrechts widersprechen. Nähere Informationen zu diesem Recht finden Sie weiter unten in dieser Erklärung.

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für uns (unseren eigenen Geschäftsbetrieb) im Rahmen der Gesundheitsversorgung und der (Durchführung des) Arbeits- bzw. Betreuungsvertrages. Wir verwenden diese Daten nur für die Zwecke, für die wir sie erhalten haben. In manchen Fällen kann es notwendig sein, Ihre Daten an Dritte weiterzugeben, beispielsweise an eine Partei, die in unserem Auftrag Daten verarbeitet oder zu Ihrer guten Betreuung beiträgt. Einige Beispiele:

Kunde

Kundendatei: Anbieter unserer Software, in der unter anderem die Kundendatei geführt und die Planung aufbewahrt wird.
Gemeinde: im Falle einer gesetzlich vorgeschriebenen Prüfung durch die Gemeinde. Die Gemeinde prüft, ob TWB keinen Betrug begeht.
Kettenpartner: Parteien, die gemeinsam mit uns zur Bereitstellung einer guten Pflege beitragen. Hierzu zählen Ihr Hausarzt, Apotheker oder das Krankenhaus.
Krankenversicherung: bei der Angabe der Ihnen zustehenden Pflegeleistungen. Aber auch bei gesetzlich vorgeschriebenen Sachprüfungen durch die Krankenkasse. Der Krankenversicherer prüft, ob TWB keinen Betrug begeht.
Umfrageagentur: zur Durchführung von Kundenzufriedenheitsumfragen. Die Befragungen erfolgen anonym, das Messinstitut erhält lediglich Kontaktdaten.

Mitarbeiter:

Personalakte: Anbieter unserer Software, in der unter anderem die Personalakte geführt und Schulungen durchgeführt werden;
Krankheit und Wiedereingliederung: Daten werden dem Betriebsarzt und/oder dem UWV und/oder Wiedereingliederungsagenturen zur Verfügung gestellt;
eine Lohnpfändung: Der Gerichtsvollzieher wird darüber informiert;
Rente: Daten werden an die Rentenkasse übermittelt;
Buchhalter: Die Daten werden unserem Buchhalter zur Verfügung gestellt. Der Buchhalter prüft, ob TWB keinen Betrug begeht;
die Steuerbehörden: für die Zahlung der Lohnsteuer;
Justizministerium: für das obligatorische Führungszeugnis.

Mit Parteien, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (sogenannte „Auftragsverarbeiter“), schließen wir (soweit erforderlich) Verarbeitungsverträge ab. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass bei der Bereitstellung von Daten an sie klar dokumentiert ist, dass sie diese Daten auch ordnungsgemäß sichern und dass sie uns eine (mutmaßliche) Datenschutzverletzung rechtzeitig melden müssen.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

TWB verwendet keine automatisierte Entscheidungsfindung und/oder Profilerstellung.

Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als es für den Zweck, für den wir sie verarbeitet haben, erforderlich ist. Wir beachten ggf. gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Eine längere Aufbewahrung der Daten kann erfolgen, wenn wir hieran ein berechtigtes Interesse haben (etwa wenn ein Gerichtsverfahren läuft oder angekündigt wurde und wir uns verteidigen können müssen).

Schutz Ihrer persönlichen Daten

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten wird von uns durch physische, administrative, organisatorische und technische Maßnahmen gewährleistet. Damit verfügen wir über ein entsprechendes Schutzniveau. Dies ist in unserer Informationssicherheitsrichtlinie festgelegt. Wir passen dies auch regelmäßig an, wenn dies erforderlich ist.

Personen, die im Auftrag von TWB Zugriff auf Ihre Daten haben, unterliegen der Vertraulichkeit. TWB verlangt von seinen Auftragsverarbeitern/Partnern die gleichen technischen und organisatorischen Maßnahmen und hat dies in Auftragsverarbeitungsverträgen festgehalten.

Ihre Rechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, stehen Ihnen auch Datenschutzrechte zu. Das respektieren wir natürlich. Wir listen Ihre Rechte für Sie auf:

Einsichtsrecht

Sie haben das Recht, Ihre von TWB verarbeiteten personenbezogenen Daten einzusehen. Klienten können ihre Pflegeakte über Caren Zorgt einsehen. Mitarbeiter können ihre Akte über AFAS einsehen.

Korrektur richtig

Sie haben das Recht, sachlich unrichtige Daten berichtigen zu lassen. Bitte beachten Sie: Sie können einen Leistungsbericht oder ein Gutachten nicht korrigieren lassen, wenn Sie damit nicht einverstanden sind.

Recht auf Löschung

Sie haben in bestimmten Fällen das Recht auf Löschung Ihrer Daten. Bitte beachten Sie: Wir sind nicht dazu verpflichtet, wenn wir weiterhin ein berechtigtes Interesse daran haben, Ihre Daten (für einen längeren Zeitraum) aufzubewahren, wenn dies im Zusammenhang mit der Durchführung Ihres Gesundheits- oder Arbeitsvertrags oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Widerspruchsrecht

Das Widerspruchsrecht bedeutet, dass Sie aufgrund Ihrer besonderen Situation bestimmten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen können. Dieses Recht steht Ihnen bei allen Verarbeitungen zu, die auf dem berechtigten Interesse (wie zuvor erläutert) von TWB beruhen.

Wenn Sie der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Information über TWB-Aktivitäten und ähnlicher Verarbeitungen widersprechen, werden wir diesem Widerspruch stets nachkommen. Ihre Daten werden dann nicht mehr für unsere Direktmarketingzwecke genutzt.

Recht auf Einschränkung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken. Dies hat zur Folge, dass TWB Ihre Daten vorübergehend nicht verarbeitet. Sie können dieses Recht in vier Situationen geltend machen:

bis zur Beurteilung eines Berichtigungsantrags;
wenn Daten eigentlich gelöscht werden sollten, Sie dies aber nicht wünschen;
wenn TWB die Daten nicht mehr benötigt, Sie diese aber zur Vorbereitung eines Gerichtsverfahrens benötigen;
bis zur Prüfung eines Einspruchs.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Daten, die Sie TWB bereitgestellt haben, (zurück) zu erhalten. Dieses Recht gilt nur für die personenbezogenen Daten, die wir über Sie auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder einer mit Ihnen geschlossenen Vereinbarung, wie beispielsweise einem Arbeitsvertrag oder einer Vereinbarung zur Gesundheitsversorgung, verarbeiten. Darüber hinaus gilt das Recht nur für Daten, die wir bereits in digitaler Form verarbeiten (also nicht für die „Papier“-Verarbeitung). Es steht Ihnen dann frei, diese Informationen an Dritte weiterzugeben. Wenn zwischen unseren Systemen und den Systemen der Partei, an die Sie die Daten übertragen möchten, eine Verbindung besteht, können wir diese Übertragung möglicherweise direkt in Ihrem Namen veranlassen. Bitte erkundigen Sie sich nach den Möglichkeiten.

Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wir werden die Verarbeitung dann unverzüglich einstellen. Der Widerruf der Einwilligung hat keine rückwirkende Wirkung; alle bereits erfolgten Verarbeitungen bleiben daher rechtmäßig.

Ausübung von Rechten

Die Ausübung Ihrer Rechte ist für Sie grundsätzlich kostenfrei, außer im Falle eines Missbrauchs. Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns über die unten angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

Bedingungen

Wir werden Ihre Frage oder Anfrage schnellstmöglich und in jedem Fall innerhalb von vier Wochen beantworten. Sollte es länger dauern, informieren wir Sie innerhalb von vier Wochen. Aufgrund der Komplexität der Anfrage/Frage und/oder der Anzahl der Anfragen/Fragen kann sich die Antwortzeit auf insgesamt maximal drei Monate erhöhen.

Identifizierung

Wenn Sie uns eine Frage stellen oder eine Anfrage stellen, verlangen wir möglicherweise einen Nachweis Ihrer Identität. Damit möchten wir verhindern, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an die falsche Person oder Organisation senden oder falsche Änderungen an Ihren personenbezogenen Daten vornehmen.

Individuelle Beurteilung jeder Anfrage

Es kann Umstände geben, die uns daran hindern, einer bestimmten Anfrage nachzukommen. Wir werden jede Anfrage immer von Fall zu Fall prüfen. Sollten wir einem konkreten Wunsch nicht nachkommen können, teilen wir Ihnen dies selbstverständlich unter Angabe unserer Gründe mit. In diesem Fall können Sie dann möglicherweise vor Gericht gehen. Sie haben ein absolutes Widerspruchsrecht gegen die Verwendung Ihrer Daten für Direktmarketingzwecke (z. B. um Sie über die Aktivitäten von TWB zu informieren). Abmeldungen von unseren kommerziellen Mitteilungen werden daher in jedem Fall berücksichtigt.

Datenschutzbeauftragter

TWB hat einen Datenschutzbeauftragten (DPO) ernannt. Die FG überwacht die Einhaltung der Datenschutzgesetze und berät TWB in Datenschutzfragen. Die FG ist unabhängig und genießt gesetzlichen Kündigungsschutz. Die FG berichtet direkt an den TWB-Vorstand. Darüber hinaus ist die FG Ansprechpartnerin für alle Fragen zum Datenschutz, sowohl für Sie als Betroffene/r als auch für die Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der FG finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

Fragen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzbestimmungen haben oder eines Ihrer gesetzlichen Rechte ausüben möchten, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren über privacy@twb.nl.

Beschwerden

Wenn Sie eine Beschwerde über die Art und Weise haben, wie TWB mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht, können Sie den Datenschutzbeauftragten kontaktieren über privacy@twb.nl. Sollte es uns nicht gelingen, eine Einigung zu erzielen, steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde zu. Die Aufsichtsbehörde für Datenschutzgesetze ist die niederländische Datenschutzbehörde. Die Kontaktdaten der niederländischen Datenschutzbehörde finden Sie auf der Website Behördepersönliche Daten.nl.

Stand und Anpassung der Datenschutzerklärung

TWB behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Änderungen werden auf der TWB-Website bekannt gegeben. Sollte es eine wichtige Änderung geben, werden wir Sie informieren. Diese Datenschutzerklärung ist vom Juli 2023.

Terminologie und Abkürzungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Für Sie bedeutet dies, dass sich die Informationen direkt auf Sie beziehen oder auf Sie zurückgeführt werden können. Hierzu können Ihr Name, Ihr Geburtsdatum und Ihre Adresse, aber auch Ihre Kundennummer oder Mitarbeiternummer gehören.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten umfasst sämtliche Handlungen, die wir mit Ihren personenbezogenen Daten vornehmen können, von der Erhebung bis zur Vernichtung. Es handelt sich also um ein sehr weit gefasstes Konzept. Hierzu zählen unter anderem die Erhebung, Erfassung, Organisation, Speicherung, Aktualisierung, Änderung, Abfrage, Abfrage, Nutzung, Weiterleitung, Verbreitung, Bereitstellung, Kombination, Verknüpfung, Abschirmung, Löschung und Vernichtung von Daten.

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